Focus op Field Service Management

Definitie van Field Service Management

Field Service Management, ook bekend onder het acroniem FSM, betekent het beheren van diensten in het veld. Het gaat om het coördineren en optimaliseren van interventies buiten het bedrijfsterrein.

In dit artikel gaan we dieper in op de basisprincipes van field service management, de problemen die erbij komen kijken en de cruciale rol van geschikte software bij het effectief beheren van deze field activiteiten.

Inleiding

Field Service Management is het beheer van alle activiteiten met betrekking tot interventies in het veld. Dit omvat het plannen van interventies, het toewijzen van materiaal en personeel, het in realtime monitoren van buitendienstactiviteiten, het beheren van voorraden en apparatuur, en het beheren van contracten en facturen.

Welke bedrijven hebben te maken met Field Service Management?

FSM voorziet in de behoeften van servicebedrijven die onderhouds-, installatie- en reparatiewerkzaamheden uitvoeren in een groot aantal sectoren:

• Loodgieterswerk
• Airconditioning
• Verwarming
• Conciërgediensten
• Videobewaking
• Inbraakalarm
• Tuinarchitectuur
• Elektriciteit
• Duurzame energie
• Brandblussing
• Persoonsgebonden diensten
• Slotenmaker
• Timmerwerk
• Schilderwerk
• ...

Uitdagingen van FSM

De productiviteit van mobiele teams, de winstgevendheid van activiteiten en klanttevredenheid vormen de kern van de uitdagingen van Field Service Management.

Toch ziet Field Service Management er vaak zo uit:

• Papieren werkbonnen die verzameld en teruggestuurd moeten worden naar kantoor
• Handmatig of via Outlook plannen
• Post-it notities, spreadsheets en archiefkasten
• Kopieën en scans
• Meervoudige invoer
• Routinematig zoeken en bellen om de juiste informatie te verkrijgen en door te geven
• Handmatige invoer van gewerkte uren en afgelegde kilometers
• ...

Papierwerk, tijdrovende taken en veelvuldige invoer verspillen kostbare tijd, verminderen de productiviteit en winstgevendheid en verhinderen dat elke werknemer zijn toegevoegde waarde kan uitdrukken.

Welke medewerkers zijn betrokken bij FSM ?

Simpleter helpt u om het beheer van uw interventies op het terrein te vereenvoudigen, van de eerste aanvraag, de planning van de interventie en de opvolging ervan tot de facturatie.

Bij FSM zijn alle medewerkers betrokken, niet alleen de buitendienstmedewerkers:

• Verkoopmedewerkers, die verantwoordelijk zijn voor het informeren van klanten over de bijzonderheden van het contract en de SLA's, en voor de opvolging ervan.
• De planners zijn verantwoordelijk voor het inzetten van de teams (medewerkers en dienstverleners), rekening houdend met de werklast, de vereiste vaardigheden en de locatie van de interventie.
• De buitendienstmedewerkers voeren het werk op het terrein uit, schrijven de rapporten en verkrijgen ter plaatse de handtekening van de klant.
• Account managers bewaken de voortgang van het werk en de prestaties, stellen offertes op, plaatsen bestellingen voor materialen, maken voorraden vrij en versturen servicecontracten.
• Administratieve medewerkers ontvangen en verwerken serviceverzoeken, actieorders en servicerapporten.
• De HR-afdeling organiseert trainingen, controleert de vereiste bevoegdheden voor bepaalde werkzaamheden en bewaakt afwezigheden.
• De afdelingen facturering en boekhouding factureren klanten en verwerken de salarisadministratie.

Externe dienstverleners (onderaannemers) en leveranciers worden aan deze lijst toegevoegd en er is een klantenwebportaal en een dienstverlenerswebportaal voor hen!

Onze tool heeft een intuïtieve interface en het personeel zal de software snel accepteren en onder de knie krijgen. Simpleter is toegankelijk op pc's, tablets en smartphones. Buitendienstmedewerkers kunnen zelfs "offline" werken en het is mogelijk om het werkrapport te dicteren.