Is het echt een goed idee dat uw boekhouder uw managementsoftware kiest?

In veel kleine en middelgrote dienstverlenende bedrijven wordt één zin vaak gebruikt als het gaat om het kiezen van een managementtool: “Onze boekhouder beslist welke software we gebruiken”. Hoewel deze benadering wijdverbreid is en geruststellend lijkt, werpt ze toch een essentieel probleem op. In werkelijkheid heeft de boekhouder er alle belang bij dat zijn klant een tool gebruikt die perfect geschikt is voor zijn bedrijf, in plaats van software die uit gewoonte of gemak wordt opgelegd.

Een managementtool moet vooral het bedrijf dienen

Dienstverlenende bedrijven hebben specifieke behoeften: beheer van planningen volgens de vereiste vaardigheden, werklast en locaties, beheer van terugkerende opdrachten, multi-site en multi-agent opdrachten, offertes, facturen en opvolging van inningen, beheer van gepresteerde uren, bestellingen, voorraden, bedrijfsprocedures, klantenrelaties, enz.

Een efficiënt managementtool moet vooral strategische en operationele uitdagingen aankunnen. Maar een boekhouder, hoe goed hij ook gekwalificeerd is op het gebied van boekhouding en belastingen, kent niet noodzakelijk de specifieke bedrijfsbehoeften van zijn klant. De keuze van software toevertrouwen aan een registeraccountant kan dus leiden tot ondergeoptimaliseerde processen en de algemene prestaties van het bedrijf belemmeren.

Software die is afgestemd op de activiteiten van het bedrijf vergemakkelijkt het werk van de boekhouder

In tegenstelling tot bepaalde vooropgezette ideeën, maakt een branchespecifiek ERP het werk van de boekhouder niet ingewikkelder, integendeel. Een goed gekozen beheertool genereert gegevens die gestructureerd, bruikbaar en gemakkelijk te exporteren zijn, wat de boekhouding vereenvoudigt. Een digitale werkbon bevat bijvoorbeeld ook de bestelling van benodigdheden voor de werkopdracht, het tijdstip van aankomst op en vertrek van de plaats van interventie, het aantal gemaakte ritten, enz. Bovendien is het met de opkomst van API's en integraties tussen softwarepakketten mogelijk om het verzenden van al deze gegevens te automatiseren, waardoor geschillen, het risico op fouten en tijdrovende taken worden verminderd.

De juiste tool verbetert de samenwerking

Een op het vakgebied van het bedrijf afgestemde tool vergemakkelijkt de samenwerking tussen interne teams, met klanten, dienstverleners en leveranciers, en met de boekhouder. Met toegang tot nauwkeurige en relevante gegevens kan de registeraccountant beter geïnformeerd en gerichter advies geven, wat bijdraagt aan de groei en winstgevendheid van het bedrijf. Minder fouten, minder misverstanden en een duidelijker beeld van de financiële situatie: het is een win-winsituatie.

Conclusie

De boekhouder vervult een sleutelrol in het financiële beheer van een bedrijf, maar zijn invloed mag de digitalisering en optimalisering van de processen van dienstverlenende bedrijven niet in de weg staan. De keuze van een op het vakgebied van het bedrijf afgestemde beheertool is geen beperking voor de boekhouder, maar een belangrijke bijdrage aan de verbetering van de algehele bedrijfsresultaten. De beste aanpak is gebaseerd op een intelligente samenwerking tussen het bedrijf en zijn registeraccountant om een oplossing te vinden waar iedereen baat bij heeft. Een goed gekozen tool vergemakkelijkt niet alleen het dagelijkse beheer, maar draagt ook bij aan de groei en duurzaamheid van het bedrijf en vereenvoudigt het werk van de boekhouder.