Nieuwe wet op e-facturering: wat bedrijven moeten weten

De dematerialisatie van facturen is niet langer een optie: afhankelijk van de grootte van uw bedrijf wordt het geleidelijk aan een verplichting voor Franse en Europese bedrijven. Vanaf 1 september 2026 zal de nieuwe wet voor grote bedrijven elektronische facturering verplicht stellen voor transacties tussen btw-geregistreerde entiteiten, als onderdeel van de hervorming van de Continuous Transaction Control (CTC). KMO's zullen het jaar daarop aan deze nieuwe regelgeving moeten voldoen.

Wat komt er allemaal bij kijken? Wat betekent het voor bedrijven en hoe kun je je er met een gerust hart op voorbereiden? Dat gaan we u in dit artikel uitleggen!

Wat is elektronische facturatie?

De dematerialisatie van facturen houdt in dat papieren facturen worden vervangen door elektronische facturen, die via gecertificeerde IT-systemen worden verzonden en ontvangen. Deze aanpak maakt deel uit van een algemeen proces om de overheidsadministratie en bedrijven te moderniseren en te digitaliseren.

Vanaf 2026 vereist de wet dat alle grote btw-plichtige bedrijven hun facturen in elektronisch formaat verzenden voor business-to-business transacties. Dit geldt niet alleen voor het uitreiken van facturen, maar ook voor het ondertekenen, ontvangen en archiveren ervan.

Het doel van deze hervorming is tweeledig:

-  Administratieve procedures voor bedrijven vereenvoudigen door het gebruik van papier te verminderen en factuurbeheer, rapportage en de monitoring van onbetaalde facturen te automatiseren.

-  De strijd tegen btw-fraude versterken door een betere traceerbaarheid van handelstransacties te garanderen.

Wat bedrijven zullen moeten doen

Om aan deze nieuwe wet te voldoen, zullen bedrijven hun factureringspraktijken moeten aanpassen. Dit zijn de belangrijkste verplichtingen:

Overschakelen op elektronische facturatie: Alle facturen zullen in elektronisch formaat moeten worden opgemaakt. De geaccepteerde formaten zijn gestructureerde bestanden (XML, UBL, Factur-X, etc.) die automatisch kunnen worden geïntegreerd in boekhoudsystemen.

Gebruik een gecertificeerd platform: Bedrijven moeten een Partner Dematerialisatie Platform (PDP) of het Publieke Facturatie Portaal (PPF in Frankrijk) gebruiken om hun facturen te verzenden en te ontvangen. Deze platforms garanderen de wettelijke naleving van uitwisselingen.

Veilige elektronische archivering: facturen moeten minstens 6 jaar elektronisch worden opgeslagen, onder omstandigheden die hun veiligheid en integriteit garanderen.

Aanpassing aan e-rapportering: Bepaalde transacties die niet onder elektronische facturering vallen (B2C, internationale transacties) zullen nog steeds elektronisch moeten worden aangegeven via een e-rapporteringssysteem.

Waarom hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over deze hervorming?

Hoewel deze wet veranderingen met zich meebrengt, brengt hij ook onmiskenbare voordelen met zich mee voor bedrijven:

• Bespaar tijd: elektronisch factureren verkort de verwerkingstijd van facturen, van uitgifte tot betaling.

• Kostenbesparing: geen druk-, porto- en opslagkosten meer voor papieren facturen. Elektronisch beheer voorkomt ook menselijke fouten en geschillen.

• Betere traceerbaarheid: Elke elektronische factuur wordt getraceerd, zodat u herinneringen effectiever kunt beheren en uw rekeningen beter kunt bijhouden.

• Beveiliging: Bescherming tegen vervalsing en wijziging van facturen.

• Naleving: Verzending via gecertificeerde platforms garandeert een optimale naleving van de belastingwetgeving, waardoor het risico op belastingcorrecties afneemt.

Hoe kunt u zich voorbereiden?

Overstappen op papierloos werken lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste hulpmiddelen kunt u met een gerust hart overstappen. Om u te helpen bij de voorbereiding, volgen hier enkele belangrijke stappen:

Denk vooruit: als u nog geen geïntegreerd beheersoftwarepakket heeft, begin dan nu met het identificeren van de e-factureringssoftware en dematerialisatieplatforms die compatibel zullen zijn met uw behoeften. Of kies voor een globale oplossing en ga op zoek naar een uitgever van beheersoftware met een geïntegreerde module voor e-facturatie.

Train uw teams: Zorg ervoor dat uw personeel de nieuwe verplichtingen begrijpt en weet hoe de dematerialisatietools te gebruiken.

Automatiseer uw processen: Hoe meer uw processen geautomatiseerd zijn, hoe minder tijd u verliest aan administratief factuurbeheer. Alles-in-één beheersoftware is de beste optie en voorkomt een veelheid aan tools en contacten.

Conclusie

De nieuwe wet op papierloos factureren is een grote verandering, maar het is ook een kans om de efficiëntie en naleving van uw financiële processen te verbeteren. Door u nu voor te bereiden en de juiste tools te gebruiken, zoals Simpleter (alles-in-één ERP), kunt u deze overgang met vertrouwen tegemoet zien.